製造業や小売業などモノを扱う事業所は、在庫管理により商品や部品などの情報や現物をシッカリと管理することが必要です。在庫管理を行わなければ、過剰在庫や在庫切れによる機会損失を招くことになるなど、経営に深くかかわってきます。だからこそ在庫管理は重要だと考えている人は多くいるでしょう。

しかし、在庫管理の目的や考え方について深く知らなければ、適切な在庫管理を行うことはできません。

本記事では、運用しやすくなる在庫管理の目的や考え方をベースに在庫管理についてご紹介します。

 

在庫管理とは？

在庫とは、素材（原材料）・仕掛品・製品（商品）など、企業や団体、組織が所有している流動的な資産を指します。業種によって在庫の種類が異なり、製造業の在庫は、素材（部品や原材料）、仕掛品、完成品など主に3種類に分類され、商品によってはそれぞれの在庫管理方法も異なる場合があります。

 

在庫管理とは、状況に合わせて商品（製品）の在庫品の数量を適切になるように管理することを指し、企業にとって重要な要素の一つです。実店舗やECサイト・ネットショップなどにおける店舗や倉庫での商品（製品）の在庫切れや、過剰在庫による多額の出費を防ぐことができます。

適切な在庫管理を行わないと機会損失がうまれる恐れや、逆に無駄なコストや時間を費やすことになってしまうので、自社に合った適切な在庫管理を行うことが重要になります。

 

在庫管理の目的とは？

在庫管理の最大の目的は、現場を円滑に回し、キャッシュフローを良くして、経営状態を良くすることです。しかし、在庫管理における現実は、生産数やPOSシステムなどで理論上の在庫を管理していても、理論上の在庫と実在庫にズレがでている企業が多いです。理論上の在庫と実在庫にズレが出る理由は、主に下記の７つです。

 

・入力ミス

・入力漏れ

・不良品

・生産ミス

・期限切れ

・紛失

・万引き

 

これらの人為的ミスなどを100％防ぐのは難しく、イレギュラーとして考えている企業も多いかと思います。しかし、イレギュラーが重なりすぎて、在庫が無くなると小売店なら販売機会損失、製造業ならリードタイムが伸びるといったことが起きてしまいます。

機会損失を防ぐ方法は、「過剰在庫」か「正確に在庫管理をするか」の二択となってしまうわけですが、在庫を多めに抱えるのは現場面と経営面の双方において3つのリスクがあります。

 

【過剰在庫のリスク】

過剰在庫には以下のリスクがあります。

 

・在庫の金額が増えキャッシュフローが悪くなる

・余分な在庫の置き場所が必要になる

・在庫管理工数が上がる

 

当然イレギュラーなことが起きると、そこに手を取られることとなり、本来の業務に支障が出る可能性もあります。よって、在庫管理を行うことが重要なのです。

在庫管理が最適にできていれば、現場が円滑にまわるようになり、結果的に経営環境もよくなります。

 

在庫管理の基本とは？

在庫管理を行うにはさまざまな方法があります。Excelを使って在庫管理を行ったり、市販の在庫管理ソフトを購入したり、自社の業務内容に合わせてカスタマイズした在庫管理システムを導入したりなどがあります。

 

どの方法においてもメリット・デメリットがありますが、適切な在庫管理を行うために、適切な在庫管理を行うためにどの方法が自社の運用に合っているのか、見極めることが大切です。リアルタイムに適切な在庫管理を行うことで、定期的に発生する棚卸業務においても必ず役立ちます。

 

Excelでの在庫管理の方法とは？

在庫管理を行う方法の一つとして、Excelを使用している企業も数多くあります。Excelは比較的簡単に利用することができ、自社に合わせた運用が可能です。

 

Excelの在庫管理を行うために、まずは自社に合わせて、在庫管理表に記載する必要がある項目を決めるところからはじめます。例えとして挙げると、在庫管理を行いたい商品の商品名や品番や品目、現在の在庫数、入庫数、出庫数、在庫数合計値、日付などがあります。

また、Excelでの在庫管理表は、Web上で検索するとすでに作成されたテンプレートもたくさん出てきますので、自社に合いそうなテンプレートを探して使うという方法もあります。

 

【Excelでの在庫管理の課題】

Excelでは手軽に在庫管理を行うことができますが、その反面、課題点もいくつかあります。在庫管理を行う方法としてExcelでの管理が本当に自社に合っているのか見極めて運用を行うことが大切です。

 

• リアルタイムの在庫数の更新ができない

Excelでの在庫管理表ではリアルタイムでの更新が難しいと言う課題があります。決まったタイミングでExcelを開いて表を更新しないと在庫数がずれていく可能性があります。担当者が一日不在で更新できず、在庫数がずれてしまうなどと言った可能性があります。

 

• 属人化してしまう可能性がある

Excelでの在庫管理表を作成することは比較的簡単ですが、複雑な関数やマクロを使った在庫管理表を作成してしまうと、トラブルが起こった際に担当者しか直せないという状況になりかねません。

自由度が高く、より自社に合わせた在庫管理表を作成できることはExcelの強みでもありますが、複雑な在庫管理表を作成すればするほどより属人化してしまい、管理が難しくなります。

 

• データ管理の難しさ

Excelはコピーや保存が誰でも可能ですが、大元のファイルをコピー、多くの人が触れる状態になってしまっていると、最新のファイルを管理出来なくなる可能性があります。

 

また、Excelで保存できるデータには限りがあるため、上限に達してしまうと別のシートやファイルを作成する事となり、工数と手間が掛かってしまいます。更に、データ数が多くなる程Excelファイル自体重くなり、確実に保存されなくなる事やファイルが破損する可能性もあるので注意が必要です。

 

在庫管理システムの活用とは？

在庫管理システムとは、在庫の過不足をなくすために在庫情報や入出庫情報などを入力し、正確な情報を把握・管理するためのシステムです。

 

在庫管理をする商品（製品）数が多い、在庫管理をする人数が複数人存在し、各在庫情報の共有がうまくできていない、といったお悩みも在庫管理システムを活用することで解決できます。各業種・業態の商習慣に則った企業ごとの業務フローに合わせて、適切な在庫管理を確実に行うことで、棚卸業務などをはじめとしたあらゆる業務の効率化に繋がります。

 

在庫管理システムの種類とは？

在庫管理システムには大きく分けてクラウド型管理システムとオンプレミス型管理システムの2つに分類されます。

 

オンプレミス型在庫管理システムは自社で構築したサーバー内で運用を行うため、セキュリティ性能も自社で整えることができます。導入時の初期費用はクラウド型と比較すると多く掛かる為、初めてのシステム導入を考えている企業にはあまりお勧め出来ません。しかし、月額料金などの運用コストは抑えられるというメリットがあります。

 

クラウド型在庫管理システムはインターネット環境さえあればどこでも利用でき、複数拠点がある場合や、リモートで作業したい時などに最適の形態です。オンプレミス型在庫管理システムよりも費用を抑えることもでき、小規模事業でも導入できます。ただし、クラウド型在庫管理システムは提供会社が運営を行い、月額料金が発生するため、注意が必要です。

 

初めてのシステム導入ならクラウド管理システムがお勧め

近年、在庫管理システムはクラウド型がトレンドです。クラウド型サービスは、インターネットを介してクラウド上のサービスを利用する仕組みのことです。在庫管理システムのみならず、多くの業務支援システムのクラウド化が進んでいます。

 

しかし、クラウド在庫管理システムが自社の業務に最適かどうかは十分な検討が必要です。ここからは、クラウド在庫管理システムのメリットをご紹介します。クラウド型のメリットを把握し、最適な選択肢になるかしっかりと確認しておきましょう。

 

【低コストで導入できる】

自社拠点内やデータセンターにシステムを構築するオンプレミス型と比較したとき、クラウド型は低コストでシステムを運用しやすい特徴があります。オンプレミス型で在庫管理システムを運用する際には、システム開発費用やサーバー構築に約数十万～数百万のコストがかかります。

 

一方で、クラウド型は、比較的低コストでシステムを利用することが可能です。また、クラウド上のシステムは基本的にサービス事業者によってメンテナンスが行われます。したがって、クラウド型在庫管理システムにはオンプレミス型のシステムで必要な保守運用にかかる費用は必要ありません。

【インターネット環境さえあれば利用できる】

クラウド型の在庫管理システムは、インターネットに接続できる環境があれば、場所を問わず在庫状況を把握したり共有したりできます。クラウド上の管理システムにログインするだけで在庫状況を時間・場所を選ばずに把握することでできます。クラウド型は本社と倉庫の距離が離れている場合の運用はもちろん、繁忙期に臨時で拠点を増強した場合など、さまざまな利用シーンに柔軟に対応可能です。

 

また、クラウド型は仕入先の在庫を確認したいという要望にもスムーズに対応できます。仕入先側にクラウドサービスにアクセスしてもらい、在庫状況を直接確認してもらうことも可能です。仕入先と国内外問わず、工場や倉庫の在庫情報を簡単に共有可能にするのは、インターネットを利用したクラウド型だからこそできるメリットです。

 

【リアルタイムの情報反映】

入出庫、受発注、在庫数量、ロケーション情報の更新は、リアルタイムでクラウド型システムに情報反映されます。リアルタイムで状況を可視化できるようになると、発注すべき在庫の数量や倉庫に必要なスペースの把握も容易になります。

更に、最新の出荷情報から将来の出荷予測を立て、必要な在庫を出荷しやすくするなどニーズに合わせた在庫管理が実現できるでしょう。

 

そして、リアルタイムで在庫情報が反映されるクラウド型システムでは、手作業の場合に生じていた理論在庫と実在庫に差異が生じることを防ぎます。リアルタイムに在庫状況を把握するクラウド型システムは、信ぴょう性の高いデータを共有できます。これにより、正確かつスムーズな受発注業務が可能になり、実在庫を確認するための時間と手間を削減にも効果を発揮します。

 

クラウド型の在庫管理システムの導入を検討してみましょう

適切な在庫管理を行うことは企業の利益を生み出すことに繋がりますが、全てを手作業で行うには限界があります。在庫管理システムを導入することで、業務を効率化して予測を立てる事が可能となり、コストの削減に繋がります。

在庫管理システムを検討するときには、今回着目したクラウド型のように提供形態で選ぶ以外にも、業界に特化した機能や自社の業務にマッチした機能が搭載されているかなど、さまざまな視点で製品を選ぶ必要があります。

最近はクラウドベースのサービスが増えており、初期費用や毎月の利用料金も非常に安価になっています。また、多くの在庫管理ソフトが無料版や無料トライアル期間を用意していますので、まず無料で試した後、自社に向いていると判断できたら有料版にアップデートするというのもよいでしょう。

クラウド型生産管理システム「鉄人くん」は、わかりやすい画面と手厚いサポートで、システムが初めても企業でも使いやすくわかりやすいのが特徴です。

また、トライアルキャンペーンも実施していますので、生産管理システムの導入を検討してみたいとお考えの方は、こちらからお気軽にお問合せ・ご相談ください。