小売業や製造業をしていると、自社商品の拡販により扱う商品数もどんどん増えていきます。商品数が増えてくると、それに比例して在庫管理の業務量が増えてくるので、人の目視での管理では限界があり、管理ミスが多発することに頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。
そういった現場で便利になってくるのが、バーコードを活用した在庫管理です。普段エクセルを使用して、在庫管理を行なっている会社も多いと思いますが、本記事では、バーコードが、オフィスや工場、倉庫で、何の業務に、どのように活用され、どんな効果を発揮しているか解説するとともに、手軽にバーコード管理を導入できるシステム・アプリについて紹介します。
バーコード管理とは？
バーコードとは、よく商品のパッケージなどに印刷されている、太さの異なる縞模様状の黒線のラベルのことをいいます。この縞模様の黒線にハンディスキャナなどの読み取り機をかざすことで、個体を識別したり、価格や保管場所などの情報を読み取ったりすることができます。
バーコードの技術を応用して、モノの移動や出し入れ、売買などの記録をデータベースに保存し、一元管理することを「バーコード管理」といいます。
バーコード管理の活用方法とメリットとは？
バーコード管理の強みは、そのスピードと正確性です。例えば、ある箱をA地点からB地点に移動したとして、それをデータベースに手入力で記録するとします。1箱だけならまだしも、100種類の箱が500個あって、それぞれ異なる出発地点から到着地点に、同時並行的に移動しているとしたら、どうなるでしょう。
これをすべて手入力で記録しようとすると、膨大な時間がかかってしまいそうです。箱の種類・出発時刻・出発場所・到着地点・移動担当者・保管場所など入力ミスが発生する可能性は高そうですよね。
バーコードによる管理では、このような情報の入力を、バーコードの読み取りによって行うことができます。人間が目視で確認したり、手入力したりする必要はありません。必要な情報は、バーコードを読み取るだけで自動的にデータベースに記録されます。データベースはクラウド化し、誰でも、どこからでもリアルタイムに確認できるようになっている場合が多いです。
バーコード管理の５つの活用例とは？
ここからは、いろいろな業種・業界で、実際にバーコード管理がどのように活用されているか、具体例をもとに紹介していきます。
【在庫管理（在庫・原材料などの入出庫・数量管理）】
現在では、多くの小売業者や製造業者が在庫管理にバーコードを活用しています。在庫の入出庫時にバーコードをスキャンすることで、どの在庫がどこに、いくつあるか、いつ入庫していつ出庫したか、などの情報を、データベースで一元管理できるようになります。
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入出荷の記録
倉庫への入庫時にケースやパレットのバーコードを読み取ることで、いつ・誰が・何を・どこに・いくつ入庫したか自動入力することが出来ます。倉庫からの出庫時もバーコードを読み取ることで、いつ・誰が・何を・どこから・いくつ出庫したか自動入力することが出来ます。
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検品の記録
検品作業が済んだ商品からバーコードを読み取ることで、いつ・誰が・何を・いくつ検品したか自動入力する事ができます。また、検品済／未検品の在庫数を自動算出し、検品作業の進め具合や次回入荷数をコントロールすることも出来ます。
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販売記録
店舗での陳列時、箱や袋のバーコードを読み取ることで、いつ・誰が・何を・どこに・いくつ陳列したか自動入力することが出来ます。また、レジでの決済時、バーコードを読み取ることで、いつ・何が・いくつ売れたか自動入力する事が出来ます。
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数量管理
入出荷（入出庫）・検品・販売などの記録をもとに、リアルタイムで残り在庫数を自動算出する事ができます。目視確認・手入力での数量管理と比べ、短い作業時間で、カウントミスなく数量管理出来ます。
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棚卸し
リアルタイムで残り在庫数を自動算出できるため、帳簿棚卸が自動で完了します。在庫のバーコードを一斉に読み取るだけでシステム上で帳簿の記録と自動照合・更新され、実地棚卸が完了します。目視確認・手入力での実地棚卸と比べ、短い作業時間でミスなく棚卸し作業出来ます。
- ロケーション管理
バーコードの読み取りにより、在庫がどの棚のどの段に保管（陳列）されているか、といったロケーション情報を管理出来ます。
このように、在庫管理におけるバーコード管理は、入出荷（入出庫）や棚卸し時に、どこに何の在庫がいくつあるかといった情報を現場で直接入力出来ます。必要な情報はハンディスキャナーなどでバーコードを読み取るだけで入力できるので、手書き・手入力と比べて手間がかからず、カウントミス・記載ミスなどのヒューマンエラーも起きません。従業員の待遇改善にも寄与するでしょう。
また、作業担当者ごとに専用のハンディスキャナーを付与すれば、入力端末を識別させることで、各作業を誰が担当したか記録することもできます。作業者を特定できるので、何かトラブルが起きたとき対処しやすくなるでしょう。
【固定資産・備品などの現物管理】
現物管理とは、企業などの組織が保有するさまざまな資産物品を、法令や社内規定にのっとって適切に管理・監督する業務のことをいいます。資産物品の紛失や外部流出、横領などを防いだり、適切な設備投資の判断をしたりする目的で行われます。
現物管理の主な業務は、年に1～2回のペースで行う棚卸しと、物品の新規購入や既存物品の貸出し・廃棄・紛失・修理などのたびにそれを台帳（データベース）に記録していく作業です。現物管理においては、こうした業務を正確に実施するために、物品1つ1つに管理ラベルを貼って個体を識別します。この管理ラベルにバーコードを用いることで、管理をデジタル化・半自動化する管理システムを利用している企業が増えています。
- 棚卸し
年に数回実施する固定資産の実査（実地棚卸）が、目視確認・手入力からバーコード読み取りに転換することで、帳簿との照合・反映作業がシステム上で自動的に完了します。
- 貸出し・持ち出し管理
どの備品を・いつ・誰が持ち出したか、バーコードを読み取るだけでデータベースに入力することが出来ます。また、システム上で持ち出し（貸出し）予約や返却予定日を登録することも出来ます。
- 修理・廃棄などの管理
自社で保有している設備や備品の修理（メンテナンス）や廃棄などの情報は、すぐに全社的に共有できる形で管理する必要があります。例として、メーカーの場合、生産に必要な設備がメンテナンスに入る際、その情報は、生産や営業に関わる全メンバーに共有されていなければ、納期の遅れに繋がる可能性があります。あるいは、不要になった備品や設備を廃棄したとき、その情報が経理担当に共有されなければ、決算書の記載内容が事実と乖離したものになってしまう可能性があるでしょう。固定資産税や自動車税などの税金も、必要以上に多く支払ってしまう可能性があります。
しかし、こうした情報の管理・共有は煩雑になりやすいものです。多種多様、膨大な数の設備や備品を、複数拠点に保管している企業などにとっては尚更でしょう。
バーコードを使って管理すれば、こうした修理や廃棄の管理も、対象物品のバーコードを読み取るだけで済ませることができるようになります。物品現物管理システムなどを利用すれば、データベースに修理や廃棄の情報が記録されるたびに、指定した担当者にメールなどでアラートを出すこともできるようになります。
このように、物品現物管理にバーコードを活用すると、目視確認・手入力が必要なくなるため、多くの業務において、作業工数が劇的に短縮し、ヒューマンエラーによるミスも無くなります。担当する従業員の待遇改善にも寄与するでしょう。
【文書管理（決算書・契約書・定款などの重要文書の管理）】
文書管理とは、企業などの組織がビジネスを進める上で発生するあらゆる文書を、法令や社内規定にのっとって適切に管理・監督する業務のことをいいます。法令でオフィスに保管することを義務付けられている重要文書や、取引に関する機密情報を記載した契約書などの紛失や不正持ち出しを防いだり、必要な人が必要な時に文書を見つけ参照できるようにしたりするために行われます。
このような文書管理においては、文書に書類の種類・保管期限などの情報を印字した管理ラベルを貼付して管理をしているケースが多いです。さらにこの管理ラベルにバーコードを用いると、次のような効果を期待できます。
・現物棚卸しは目視確認からバーコード読み取り作業に変わるので、作業を効率化出来る。
・バーコードを読み取って、文書のステータス（貸出し中・廃棄予定など）や所在情報を簡単に参照・更新出来る。
・誰がいつ文書を保管し、持ち出したのかなどの履歴を蓄積することで、機密情報の漏洩を防いだり、トラブルが発生した場合に責任に所在を明確にしたり出来る。
【生産管理（製造工程や品質などの管理）】
バーコード管理の仕組みは、工場などの製造現場でも活用されています。製造現場におけるバーコード管理の中心的な用途は、工程の管理です。作業工程を人力で記録するのではなく、バーコードを読み取ることにより記録することで、管理者は状況を把握しながら判断を下すことに集中できます。他にも、生産管理にバーコードを活用すると、次のような効果を期待できます。
・図面に貼ったバーコードを読み込んで、案件の情報を確認できるので、情報を登録する手間や管理する工数を削減出来る
・各工程開始時・終了時にバーコード読み取りを実施する事で、各工程の所要時間の記録、工程漏れチェックなどを行うことが出来る
・ハンディターミナルは特別な知識や技能がなくても簡単に操作できるツールなので、現場スタッフへの導入負担を小さく工程管理を効率化出来る
製造業のバーコードの扱い方とは？
小売業と製造業ではバーコードの扱いが大きく違います。製造業の場合、仕入れる原材料や部品には殆どバーコードは付いていません。仮に、付いている場合でも原材料や部品のメーカーの社内用コードであり、小売業のような世界共通のコードではありません。
従って、仕入れた原材料や部品のコードをそのまま利用できないという問題があります。この解決策として、仕入れた時点でバーコードラベルを印刷して貼付することになります。
【バーコードを作る頻度と在庫の形態】
製造業の場合は、小売業と違い仕入れた材料が加工されます。そして在庫の形態は、材料→仕掛品→製品と次々に変化します。仮に上記の方法を採用すると、在庫として存在する全ての品目（製造工程の仕掛品や中間品、最終製品など）を管理する場合は、その都度１品・１回ごとにバーコードラベルを印刷し貼付けしなければなりません。
この方法は、バーコードラベル発行や貼付の手間、ラベル消耗品代やラベル印刷機の導入に費用がかかり、コストがかかりすぎます。省力化や作業品質向上のためのバーコードを導入したはずが返って、会社の生産性を落とす危険性もあります。
【バーコードを使うにも工夫が必要】
バーコードを導入するからには生産性を向上させないと意味がありません。そこでバーコードの扱いにも工夫が必要になります。工夫すべきポイントは、次の3点です。
- バーコードラベルの発行
- バーコードラベルの貼り付け
- バーコード自体のコストダウン
【仕入れ時に現品についてくるバーコードをそのまま利用】
まずは現品に付いてくる仕入先の品目バーコードを、そのまま利用する方法があります。コンビニなどの商品についたJANコードを、そのまま自社内の品目コードとして利用する例はその典型です。
同一品目が自社内品目コードと仕入先品目バーコードが異なる場合は、現品の仕入先品目バーコードを読むと同時に自社品目コードに変換して処理します。この方法を採用する場合の注意点は、仕入先が品目コードを勝手に変更する恐れです。対策としては、以下の通りです。
・バーコードの内容の変更に対して両社で取り決めを作っておく
・仕入先がバーコードを変更したら連絡を受け、対比テーブルをメンテナンスするなどの対応をする
【バーコードの印刷方法】
前もってバーコードラベルの発行が可能な場合は、据置型の専用ラベル印刷機で印刷します。しかし、専用機の価格はとても高価です。そこで、プリンターで印刷するのが良いでしょう。なお、プリンターでバーコードを表示する場合は、バーコード専用のフォントが必要です。（無料・有料がある）使い勝手を確かめるために無料から始めてみるのもいいでしょう。
バーコードの運用に慣れ、かつバーコードを発行する対象が増えてきたときに、必要性を感じれば、バーコードをプリンターで印刷する工数と時間と導入費用を比較し、費用対効果が見込まれる場合は専用機を導入することをお勧めします。
バーコードスキャナとは？
バーコードを読み取るためにはバーコード・スキャナが必要です。在庫管理の現場での実際の読み取り作業はモバイル端末で行います。バーコード・スキャナを内蔵した機器、端末に外付けのバーコード・スキャナを接続した機器が挙げられます。モバイル端末としては、専用機のハンディターミナルとそれに代わる機器としてスマートフォンやタブレットがあります。
【スマートフォン・タブレットをバーコードスキャナとして利用する方法とは】
以前は、バーコードスキャナと言えば、専用機しか選択手段がありませんでした。しかしスマートフォンやタブレットが普及して、バーコードスキャンの機器として代用できるようになりました。
ハンディーターミナルと比べると導入のコストが安いのが利点です。一方で、読み取り機器としての課題が残っています。
【スマホ・タブレットの問題点】
スマートフォンやタブレットの代表的な搭載OSとしてはiOS、Android、Windowsがあります。それぞれ開発言語が異なりアプリの互換性はありません。専用機と違い「堅牢性」に弱点があります。バーコードスキャナが使われる場所は、事務所ではなく倉庫などの現場です。
落下や衝撃を受ける危険性がとても高いです。スマートフォンやタブレットは一般的にそんなに耐久性が強くなく、現場での使用を考えた時に疑問符が付きます。また、頻繁なOSのバージョンアップ対応や機器の寿命も2～3年と短く、同一機種の入手性にも問題があります。
1年後にはもう同じ機種は生産されていないことが多いので、利用を拡大しようと思っていたらすでに機種の生産が終了していた、サポートが切れていたといった問題に直面する可能性もあります。しかし、導入のしやすさは魅力的ですし、いきなり専用機を導入するのはハードルが高いため、利用シーンによりそれぞれの機器の特徴を活かして使い分けることをお勧めします。
各種バーコードスキャナの特徴とは？
代表的なバーコードスキャナの特徴をご紹介します。比較するポイントは、ハードの費用・バーコードの読取性能・機器の操作性の3点です。紹介の順番は、バーコードスキャナとしての性能が高いものから順に紹介しています。
- ハンディターミナル
- スマートフォンをジャケット型外部スキャナーで包む一体タイプ
- タブレットと外部スキャナーとをBluetooth通信でつなぐ分離タイプ
- スマートフォンと外部スキャナーとをBluetooth通信でつなぐ分離タイプ
- スマートフォンの内臓カメラをスキャナーの代用をさせるタイプ
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ハンディターミナル】
ハンディターミナルは、バーコード・スキャナ内臓タイプの専用モバイル端末です。バーコードスキャン用の機器として昔から利用されています。ハンディターミナルは専用端末です。操作性・読み取り性能ともに良く、堅牢であるため在庫管理の現場端末としては一押しです。各社から様々なハンディターミナルが販売されています。
大きな違いは採用しているOSと開発言語です。各メーカー独自のOSや開発言語を持つものとマイクロソフトのWindows OSを搭載したメーカー共通のものとがあります。メーカー独自OSの端末の場合、他のメーカーの端末に変える場合、アプリは作り直す必要があります。
一方でWindows OSの端末は、他のメーカーの端末に変えてもアプリはほぼそのまま使用できます。スマホにアプリをダウンロードできるので、とても手軽です。難点として、端末の価格が高く、台数が多くなると導入コストがかさんでしまうことです。
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スマートフォンをジャケット型外部スキャナーで包む一体タイプ】
スマートフォンにジャケット型外部スキャナーの費用が加わります。外部スキャナーがスマホと一体となり片手で操作できます。読取速度も含めて、ハンディターミナルに近い操作感が得られます。
デメリットは、機種が変わると外部スキャナーが使えなくなる恐れがあることです。
- タブレットと外部スキャナーとをBluetooth通信でつなぐ分離タイプ】
タブレットに外部スキャナーの費用が加わります。外部スキャナーは専用なのでハンディターミナルと同等の読み取り速度が得られます。ジャケット型外部スキャナーの場合は、機種が変わると使えなくなる恐れがありました。
しかし外部スキャナーはその心配が無く、タブレットが変わっても利用できます。タブレットはスマートフォンに比べて表示画面が大きいため、入出庫指示を伴う検品業務や棚卸業務では紙を無くすことにも役立ちます。小売の場合はモバイルPOS端末として利用できます。
難点としてはタブレットと外部スキャナーを持たなければいけないので、片手で操作できません。両手が塞がってしまうので操作性に問題があります。また読み取り速度がジャケット型外部スキャナーに比べるとやや劣ります。
- スマートフォンと外部スキャナーとをBluetooth通信でつなぐ分離タイプ】
基本的には表示画面がタブレットに比べて小さいだけで機能、性能面ともスマートフォンと外部スキャナーをつなぐ③の場合と同等です。取扱品目の少ない場合や多人数で一斉作業する棚卸業務などに有効です。
両手がふさがってしまうということと、画面が小さいので見づらいという難点があります。
- スマートフォンの内臓カメラをスキャナーの代用をさせるタイプ】
一番コストを掛けずにバーコードスキャンを導入する方法です。必要なのはスマートフォンのみです。操作は写真撮影と同じようになります。
難点としては、写真撮影と同じなので、スマホでバーコードに焦点を当てるのに時間がかかります。読み取り速度もハンディターミナルに比べて、かなり劣ります。実際に現場で作業をすると分かりますが、バーコードの読み取りに時間がかかるととてもイライラしますし、生産性も落ちます。
バーコードスキャンを利用する回数が少ない場合、例えば取扱品目の少ない場合などに有効です。
バーコードスキャナを使い分けましょう
以上のご紹介したモバイル端末は、開発費を節約するためにシステムとして、「どれか一種類に統一して導入する」のが一般的です。しかし、拠点数や利用時期の集中度によっては、同じアプリを複数種類の端末に対応しておくことも有効です、
例えば、地方の営業所にはスマートフォン、物流センターの棚卸にはハンディターミナルとタブレットというような導入方法によってトータルの端末コストを抑えることができます。
バーコード管理を実現するためのシステム導入とは？
上記でコード管理の需要性と利便性について解説しました。コード管理を導入ならば、同時に在庫管理システムの導入も必要となります。
在庫管理システムは、原材料などの入荷から製品などの出荷までの管理を自動で行います。システムを利用した在庫管理なら、人為的なミスを排除し、確実で迅速な管理が行えるでしょう。
パッケージ型システムのメリットとは？
近年、在庫管理をするにあたり、様々な企業でシステムの導入が進んでいます。中でも、クラウド型と呼ばれるシステムが増えてきています。
クラウド型システムは、一つのシステムを企業の社員共同で使うことができます。カスタマイズも更なるシステム開発も不要ですぐ使うことが可能です。
パッケージ型のシステムにはどのようなメリットがあるのかを紹介していきます。
【安価に導入が可能】
独自開発システムに比べて、安価に導入することができます。ソフトウェアに限らず、量産品や既製品は、大量に作る分、コストを抑えることができます。
しかし、オーダーメイドの製品はその製品のためだけに生産されるので、コストも割高になります。パッケージシステムは、一度システムを構築してしまえば、その後、特に作る必要がないので、コストは安く済みます。
【導入までの準備期間が短い】
既にできているシステムなので、基本的には導入に推奨される環境が整っていればすぐにでも導入することができます。
独自開発のシステムだと打ち合わせに膨大な時間をかけて行うことになります。またその後、システムの構築を開始しますので、導入にも時間がかかります。
【品質が保証されている】
パッケージシステムは、基本的には導入実績も多数あります。実績が多数あるということは、パッケージシステム自体の品質が良いということになります。
独自開発されているシステムは基本的に効果が得られる実績がありません。基本的にオーダーメイドのため、一点もののシステムになります。そのため、独自開発されたシステムは品質が保証されていません。導入して初めて効果があるかどうかの実証ができるということになります。
パッケージシステムは、品質が保証されているというメリットもあります。
クラウド型の在庫管理システムの導入を検討してみましょう
適切な在庫管理を行うことは企業の利益を生み出すことに繋がりますが、全てを手作業で行うには限界があります。コード管理・在庫管理システムを導入すれば、各生産工程における業務の効率化や可視化、社員同士の情報共有が可能になります。
在庫管理システムを検討するときには、今回着目したパッケージ型のように提供形態で選ぶ以外にも、業界に特化した機能や自社の業務にマッチした機能が搭載されているかなど、さまざまな視点で製品を選ぶ必要があります。
製造業専門クラウド型生産管理システム「鉄人くん」であれば、情報をアプリとしてスマホで確認できます。鉄人くんなら、生産管理システムや販売管理システムもパッケージされていて、ガントチャートも搭載されていますから、より効率的に工程管理ができます。一度検討してみてはいかがでしょうか？
また、トライアルキャンペーンも実施していますので、生産管理システムの導入を検討してみたいとお考えの方は、こちらからお気軽にお問合せ・ご相談ください。
