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製造業に欠かせない備品管理のメリットと手順を詳しく解説！

2022.09.18

製造業に欠かせない備品管理のメリットと手順を詳しく解説！

備品はどの会社にもありますが、ものによって業務上に大きな影響を与える備品もあるので、きちんと管理する必要があります。備品管理がしっかりされていると棚卸業務が楽になることや、無駄な備品の購入が減ることなど、会社のメリットが増えます。

企業によっては備品が多くて管理が非常に煩雑になります。そのため、備品の管理には管理システムを使うことが多いのです。管理システムを使用すると備品の紛失が少なくなるので、ぜひ取り入れてみてください。

備品管理とは？

備品管理は企業などが保持する備品の所在や使用状況、状態などを管理することです。企業などが保持する備品は種類も数量も多いため、管理するのにはそれなりの時間と労力が必要です。 棚卸を実施して問題なく管理されているか確認したりします。ほかにも企業にとって大切なリース資産や固定資産の管理も行うこともあり、重要な役割を担っています。そのため、備品を管理するときには手順やポイントを知っておかなければなりません。

在庫管理と物品管理の違いとは？

在庫管理と物品管理の違いについて解説します。

【在庫管理は製品・商品の管理】

製造業や小売業など、非常に多くの企業で導入されている在庫管理システム。在庫管理システムで管理する“もの”の対象は製品・商品です。

【物品管理は物品の管理】

では、物品管理で管理する“もの”には何があるのでしょうか。顧客に提供する製品・商品ではなく、自社で利用・使用する備品・機材などの物品が該当します。物品管理は、具体的に以下のような“もの”を管理しています。

種類も多く数量が変動する「消耗品」

例えば、医療現場で使われる医療消耗品や医療材料、医療器具などは種類が多い傾向にあります。かつ毎日の医療行為で使用される消耗品は、不足しないように使用数なども細かく管理されています。

管理点数が膨大で、日々数量の変動が大きい物品の管理は院内スタッフの大きな負担となっています。そのため、物品管理は必須のシステムといえるでしょう。

社外に持ち出される「機材」

社外への持ち出しや、社内での移動が発生する物は、紛失リスクなどを考えると物品管理システムが大いに役立ちます撮影機材や通信機器、ノートPCやプロジェクターなどの高価な機器が該当します。

顧客に提供する「商品」ではなく、社内で使用している「物品」が対象だと説明しました。しかしレンタル事業者では、貸し出すという顧客向けのサービスで物品管理システムが利用されています。

管理点数が膨大な「備品」

特殊な業種・業態に限らず、一定以上の企業規模になれば、社内の備品は膨大な数になります。台帳管理など、アナログな管理では限界があるのも事実です。物品管理システムの導入により、バーコードやタグで物品情報を登録するだけで、物品をデータ上で管理できます。

備品管理と呼ばれることもありますが、実際には物品管理の中に含まれています。両者の違いは示す「もの」の範囲の広さです。

物品管理の目的とは？

物品管理で管理している“もの”は、社内の備品や機材などが管理対象でした。何の目的で管理しているのでしょうか。以下の４つの目的について解説します。

【数量の把握】

病院などで物品管理する目的は、在庫管理の目的に近いといえるでしょう。在庫管理では商品を管理し、その在庫数を把握して過不足を調整することが目的です。企業にとっては、品切れによる機会損失を防ぎ、余分な在庫を抱えることによるコストを削減できるメリットがあります。

同様に病院でも、医療消耗品などの過不足を調整することが目的です。医療行為に必須の医療消耗品や医療材料などが不足してしまうと、医療行為そのものが滞ります。そのため商品の品切れを防ぐことと同様、事業にとって重要な管理目的といえるでしょう。

【所在の把握】

全社や部門内で共用される備品や機材に関しては、貸出管理や持ち出し管理が目的です。社内のどこかで放置されるような返却忘れ・紛失・備品の私物化などを未然に防げます。カメラなどの高価な機材であれば、なおさら重要な管理項目となるでしょう。

物品管理システムの中には、RFIDなどのICタグやビーコンなどのセンサーを組み合わせて、位置探索までできるような製品も登場しています。また、レンタル事業者であれば、どの顧客に貸し出されていて、いつ返却されるのかまで管理する必要があります。貸出期間を重複させないように、レンタルの予約受付業務を効率的に実施することが可能です。

【状態の把握】

機材には耐用年数があります。そのため、現品管理により物品の状態を把握する目的もあります。状態を把握する際の確認項目は以下の通りです。

・耐用年数はどのくらいか

・いつまで消費可能か

・現在使用できる状態か

・修理中か

・故障して破棄したか

・使用期限かいつか

また、貸し出し前・持ち出し前の状態と照合して、故障や紛失の日時や原因、責任なども把握できます。

【資産の把握】

物品管理の管理対象となる備品や機材は、会計処理上の資産です。耐久消費財であれば、減価償却などの処理が必要になります。そのため、抜け漏れが発生しないように全体の状況を正確に把握しなければなりません。

膨大な管理点数になると、それぞれの購入から廃棄までの状態や償却期間、あるいはリース契約などをすべて管理するのは困難です。棚卸し業務を効率化し、資産を正確に把握することも物品管理の目的です。

社内の備品管理をする５つのメリットとは？

社内の備品管理を進めると様々なメリットがあります。具体的なメリットには以下の5つがあります。

【コスト最適化】

備品の管理が行き届いておらず、在庫数も把握できていないと、あまり使用しない備品を発注してしまう可能性もあります。そうすると、不要な備品を在庫することになってしまいます。備品管理をすれば、このような無駄な発注をなくし、コストを最適化することができます。

【セキュリティ対策】

会社の備品を管理することはセキュリティ対策にもつながります。例えば、重要な書類が保管してある倉庫の鍵や共有パソコンなど、簡単に持ち出せてしまうと、機密情報の流出につながってしまいます。

その結果、パスワードなどの情報が漏れてしまえば、ウイルス攻撃の被害に遭うかもしれません。また、あってはならないことですが、社内の機密情報を競合他社へ売られてしまう可能性もあります。備品管理をしっかり行うことは、このような問題を事前に防ぎ、セキュリティ上のリスクを下げることにもなるのです。

【業務効率化・生産性向上】

備品管理が適切に行われ、備品の保管場所や保管数量がすぐに分かれば、業務効率化・生産性向上が見込めます。もしも、保管場所が分からなければ、目的の備品を探すのに時間を要してしまい、業務効率も下がります。また、保管数量が把握できていなければ、在庫切れしていることに気づかずに備品を探す羽目になるかもしれません。備品管理ができていれば以上のような無駄な時間をなくせます。

【オフィス環境の向上】

照明が薄暗く、書類が煩雑に置かれているような、オフィス環境の悪い職場では、働く人のモチベーションも中々上がりません。しかし、備品がしっかりと管理されていて、暗い照明はすぐに交換できる環境、保管用ラックなどを利用できたら職場を常に明るく保ち、さらに整理整頓することが出来るでしょう。このように、備品を管理することは、オフィス環境の向上にもつながるのです。

【従業員満度の向上】

先に述べたように、備品管理をすることは、セキュリティ対策やオフィス環境の向上にもつながります。逆にもしも、備品管理ができていないと、セキュリティ対策は不十分になりますし、オフィス環境も悪くなってしまいます。こうなってしまうと、従業員は会社のために努力して働こうという気持ちを持てなくなり、仕事に対するモチベーションは下がってしまいます。つまり、備品管理をすることは、会社の魅力や健全性を保ち、従業員の満足度を向上させることにつながるのです。

社内の備品管理を行う７つの手順とは？

次に具体的に備品管理を進める手順を紹介します。手順の流れとしては、下記になります。

【備品管理の範囲を決める】

まずは備品管理の対象範囲を決めます。備品管理とはいえ、何でもかんでも管理する必要があるとは限りません。

例えば、総務部で製造部の使用するマーカーペンの管理までする必要は無いでしょう。このように「誰が（どの部署が）」、「何を」管理するのかを定めることが重要です。また、管理対象に入るのかどうかも明確に基準を設けておきましょう。そうすることで、関係社員の認識も統一することができます。

明確に判断できる基準を設けることで、管理が必要な備品が明確になり、備品管理の範囲が分かります。

【カテゴリを分類する】

次に備品をカテゴリごとに分類していきます。一言に備品と言っても、例えば、「日常的に使用するファイルやボールペンなどの文房具」「貸し出して共有で使用するPCやデジタルカメラ・ビデオ」など上記のものはそれぞれ管理方法が違います。

これらをしっかりカテゴリ分けすることで、より効率よく備品管理ができます。また、カテゴリ分けした結果、カテゴリが多い場合には、管理担当者も複数人で分担すると良いでしょう。そうすれば、管理も複雑になりません。

【備品管理のフローを作成する】

備品の中でも文房具のように単価が安くて、日常的に良く使用されるものならば、稟議なども不要ですぐに購入できるでしょう。一方、パソコンやソフトウェアなど高額なものになれば、見積りをとったり、上司に承認をもらったり、稟議作成なども必要になります。

このように備品によって、作業のフローが異なるので、それぞれのカテゴリごとに管理フローを作成しておくことが重要です。備品管理のフローを明確にしておくことで、そのあとの管理も効率よく行えます。

【備品管理台帳を作成する】

備品管理を行うために必須となるのが備品管理台帳です。備品管理台帳を作成し、全ての備品を一括管理しておけば、使用状況や保管状況などをすぐに把握することができます。備品管理台帳の決まったフォーマットなどはありませんが、下記のような項目を記載すると良いでしょう。

・管理番号

・物品名と種別

・登録日と登録者

・更新日と更新者

・保管場所と利用状況

ほかにも、リース資産や固定資産の場合に必要な項目もあります。紛失や破損があっても、物品管理台帳を見れば分かるように管理項目を決めましょう。

【ラベリングと整理整頓をする】

備品は多くの人たちが利用するため、「何がどこにあるのか」分かりやすくする必要があります。そのため、カテゴリ別に色分けしたラベルを備品に貼り付けて管理しましょう。そして、色分けしたラベルごとに保管場所を決めて保管しておきましょう。

こうすることで、何がどこにあるのかが、誰でもすぐに分かります。また、備品を置くときにも、使用頻度が高いものは手前の取り出しやすい位置に置き、逆に使用頻度が低いものは奥に置けば、より効率的です。他にも長いものなどは後ろに置き、短いものは前に置いておけば、視認性が高くなります。

このように、効率や視認性も考慮しながら整理整頓しておくと、何がどこにあるのか分かりやすいです。さらに、効率化を進めたい場合は、ICタグやバーコード付きのラベルを利用し、システムと連携できるようにすることがおすすめです。

【備品使用ルールを作り、社内周知する】

ここまで、備品のラベリングをしたり、置き場所を決めたり、台帳を作成したりと備品管理の準備をしてきました。これが終わったら、台帳の使い方や置き場所の決まりをルール化し、社員全員に周知しましょう。

こうすることで、今まで決めたことを社員全員が認識し、備品管理を適切に行うことができます。逆に、社員全員が理解し実行できないと、置き場所を間違えたり、備品管理台帳が更新されなかったりと不備が出てきてしまいます。そのため、ルールを作り、そのルールを理解してもらうため、しっかりと社内周知することが重要です。

【定期的に棚卸する】

ルールを周知したらそれで終わりではなく、定期的に棚卸を実施し、備品の状態を確認しましょう。そうすることで、備品管理台帳の記載漏れや記載ミスなどを発見することができます。また、あまり使われていない備品があれば、発注数量の見直し・廃棄・売却を検討することもできるでしょう。

このように定期的に棚卸を実施することで、ミスを早期発見して是正出来ることや、不必要な備品を発見することができます。

備品管理を効率化する為のシステム導入とは？

先に少し触れましたが、社内備品は物品システムで管理するのが特におすすめです。ICタグやバーコードを使い、システムで読み取れるようにしておけば、スキャンするだけで備品の数量や購入日、持ち出し日などをインプットすることができます。

これならば、手入力の手間が省けるだけでなく、インプットミスなどを減らせます。特に、備品点数が増えれば増える程、手入力の手間やインプットミスも増え、棚卸にも多くの工数が必要となります。そのため、備品管理にシステムを利用することは非常に有効です。特に、クラウド型システムがおすすめです。

クラウド型システムのメリットとは？

近年、在庫管理をするにあたり、様々な企業でシステムの導入が進んでいます。中でも、クラウド型と呼ばれるシステムが増えてきています。クラウド型システムは、一つのシステムを企業の社員共同で使うことができます。カスタマイズも更なるシステム開発も不要ですぐ使うことが可能です。

クラウド型のシステムにはどのようなメリットがあるのかを紹介していきます。

【安価に導入が可能】

独自開発システムに比べて、安価に導入することができます。ソフトウェアに限らず、量産品や既製品は、大量に作る分、コストを抑えることができます。しかし、オーダーメイドの製品はその製品のためだけに生産されるので、コストも割高になります。クラウド型システムは、一度システムを構築してしまえば、その後、特に作る必要がないので、コストは安く済みます。