仕入管理とは、商品や部品などの仕入を適切にコントロールするための業務です。企業として利益を得るうえで重要な意味を持ちます。製造業では部品・材料の仕入れが必要不可欠です。仕入が上手くいかないと業務の延滞や在庫過多など経営上の負担につながります。仕入を適切にコントロールすることは、企業の円滑な業務遂行に欠かせません。
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仕入先管理をシステム化することでリスクを最小化・利益を最大化
製造業の仕入は、多層的かつ複雑になりがちです。部品・原材料の調達先が複数存在したり、商社などの中間業者が介在していたりすると、管理すべき情報量は膨大になります。リスクを最小化し利益を最大化するためには、発注のタイミングや価格、品質などを総合的に把握し、最適化を図らなければなりません。
そのために注目されているのが「仕入先管理のシステム化」です。すべての仕入情報を一元管理できれば、必要なデータをもとに戦略的な判断が可能となり、たとえば「特定の仕入先に依存しすぎていないか」「コストとリードタイムのバランスはどうか」といったリスクや課題を早期に察知できます。結果として、コストダウンと生産性向上の両面から利益を最大化できるのです。
仕入管理で抱える課題とは？
仕入管理にはいくつもの工程があり、企業や組織の規模によっては複数の部署をまたいで行われるケースも少なくありません。多くの人が関わってくると、以下のような問題が発生します。
【業務効率が悪くなる】
紙媒体やエクセルでの仕入管理は書類やデータの保管に手間がかかり、データの閲覧性・保守性が良いとはいえません。さらに、現場ごとに仕入管理を行っている場合、それぞれが独自に管理しているため業務効率が悪い傾向にあります。
同じ商品を現場ごとに仕入れると、単価が下がらないことも少なくありません。各現場の仕入を一括で行えば、単価を下げてコストを抑えることが可能になり、人件費や仕入代金の削減にもつながります。
【人的ミスが起こる】
データを直接入力したり、現場ごとで属人化している場合、人的ミスを引き起こしやすくなります。その結果、在庫過多や商品の欠品などに陥ると、企業にとっては余計な出費や機会損失、つまり赤字に繋がる可能性があります。
また、現場の担当者ひとりに仕入業務が依存してしまうと、退職や異動の際にスムーズな引き継ぎができず、作業に混乱が生じるリスクもあります。
【事務処理が複雑になる】
仕入業務は「見積もり」「契約」「発注」「入庫・検収」「支払い」など、複数の工程を経て完了します。さらに、多くの部署が関わることでやり取りの方法が煩雑になり、膨大な書類を管理しなければならない場面も出てきます。
このように手間のかかる工程を効率化できれば、仕入管理のミスを減らすだけでなく、本来の業務へのリソースを割くことができるようになります。
最適な仕入手段とは？
仕入手段にはさまざまな種類があります。企業のニーズに合わせてコストと業務を最適化できるよう工夫することが大切です。また、仕入ルートを統一することで、業務の簡素化を目指す方法もあります。
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大量仕入れ
一度に大量発注するため、単価が下がりやすく仕入金額を抑えられますが、需要予測が外れると売れ残りリスクが増大します。 -
随時仕入れ
在庫の減少に応じて必要な分を発注する方法です。仕入先への支払額を最小限にできますが、発注回数が増えるため担当者の負担が大きくなり、人的ミスも起こりやすくなります。 -
集中仕入れ（セントラルバイイング）
本社で一括発注する方法です。大量仕入れと同様、単価を下げやすい一方で、本社が各店舗や工場の在庫・売上データを把握できていないと、在庫過多や欠品リスクが高まります。
仕入れ業務の効率化にはクラウド型の在庫管理システムがおすすめ
上記のように、製造業において在庫管理（＝仕入管理を含む）は非常に重要です。複雑化した仕入管理を紙ベースやエクセルだけで対応しようとすると、どうしても限界があります。そのため多くの企業が、クラウド型の在庫管理・生産管理システムを導入しています。
クラウド型在庫管理システムのメリットとは？
近年主流となりつつあるクラウド型システムは、サーバ環境やセキュリティの向上も相まって、導入のハードルが大きく下がっています。ここでは主なメリットを紹介します。
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短期間かつ低コストで導入可能
自社でサーバを構築する必要がないため、導入期間を短縮でき、初期費用も比較的安価です。 -
リアルタイム性の高い管理
在庫データがリアルタイムで更新されるため、ミスやタイムラグが少なく、正確な納期回答や発注指示が可能となります。 -
遠隔で利用可能
インターネット環境があれば拠点をまたいでも同じシステムにアクセスできるため、支店や倉庫が離れた場所にあっても在庫情報が共有しやすくなります。 -
サーバー管理が不要
サーバの保守・運用は提供元が行うことが多く、システム担当者の負担を軽減できます。近年はセキュリティレベルが高まっているため、オンプレミス型に比べても安全性を確保しやすくなっています。 -
拡張性が高い
在庫数や拠点数が増えても、プランを変更するだけで簡単にスケールアップできます。
クラウド型在庫管理システムのデメリットとは？
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システムを使いこなすまでに時間・労力がかかる
導入初期は操作研修や、業務運用マニュアルの整備が必要になります。問い合わせが集中すると、担当者の負担が大きくなる場合もあります。 -
ITコストが発生する
保守サポートや月額利用料が発生します。ただし、仕入管理が最適化されることでトータルのコスト削減や、パート・アルバイト活用による人件費削減など、長期的にはプラスに働くケースが多いです。
仕入先管理を含めたクラウド型システム導入を検討してみましょう
適切な在庫・仕入先管理は、企業の利益最大化に直結します。しかし、すべてを手作業で行うには限界があるのも事実です。そこでおすすめなのが、クラウド型の生産・在庫管理システムを利用して業務を効率化する方法です。
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まとめ
複数部署や担当者が関わる仕入管理では、属人化や情報の分散が大きなリスクとなります。クラウド型在庫管理システムを含む生産管理システムを導入することで、リスクの最小化・利益の最大化を目指すことができるでしょう。
「仕入先との取引情報」や「納期・数量・品質・コスト」などを一元管理し、必要なデータをリアルタイムで共有できれば、業務のスピードも向上します。製造現場だけでなく、経営層・営業部門などもタイムリーに状況を把握しやすくなるため、さらなる経営判断の向上が期待できます。
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