近年、労働力人口の減少が進み、どの企業も人手不足に悩まされています。その為、ITを利用して業務を自動化する動きが活発になっています。しかし、受注管理システム、在庫管理システム、会計ソフトなど領域ごとに専門的システムを導入するのにとどまっており、トータルで自動化されているとは言えません。
企業によって、様々なツールを用いており、情報の受け渡しに関しては未だに手入力という企業も少なくありません。そのため、多くの企業で以前より様々な問題が指摘されていました。
こういった問題を解決するために、最近、導入が進んでいるのが販売管理システムです。領域ごとに独立して行われがちだったお金・商品に関わる業務を、企業として横断的にカバーし、自動化することで様々なメリットが期待されています。
販売管理とは？
販売管理というのは、企業が注文を受けた商品を顧客に届けるまでの間のお金・商品の流れを適切にコントロールすることを言います。
たとえば、お金であれば見積・売上・請求・支払、商品であれば受注・出荷・発注・仕入・在庫など。これら一連の流れを管理することをまとめて「販売管理」と言います。
販売管理システムとは？
販売管理システムとは、企業が注文を受けてから商品を納品するまでの一連の販売業務におけるお金・商品の流れを適切にコントロールするシステムであり、具体的には、販売管理機能、在庫管理機能、購買管理機能などを有するシステムです。
販売管理システムの主な機能とは？
販売管理システムを導入することで期待されているのは、業務の効率化・ミスの削減・データの有効活用などの部分です。販売管理システムにはそれを実現するために様々な機能が備わっています。業種・企業によって必要な機能は変わりますが、主な機能として販売管理機能・在庫管理機能・仕入管理機能の以下３つに分類できます。
【販売管理機能】
業種によっては在庫となる商品が存在しない場合もありますが、お金を必要としない業種はありません。いくらで販売するか見積もりを提示する、発注を頂いたら受注額を管理する、納品が完了したら請求書を発行して代金を回収するといったお金の流れが必要になります。
販売管理システムを導入すれば、見積もりから請求管理まで、一気通貫で運用することもできるようになります。修正・確認の手間も大きく省けます。
【在庫管理機能】
例として、部品を仕入れて組み立てる製造業の場合、部品の在庫をできるだけ過不足の無い状態にすることが求められます。従来であれば、企業は受注管理部門から在庫確認・出荷指示を受けることでしか、状況を確認することが出来ませんでした。
しかし、システムにもよりますが、中には受注段階で情報を把握でき、それに基づいて早期に出荷指示・在庫調整することのできる販売管理システムもあります。
また、業務プロセスを改善するだけではなく、売れ行きに合わせて売れ筋商品を揃えたり、蓄積したデータを活用して、今の時期はどんな商品が売れ筋となっているのかをマーケティングをしたり、経営にも役立ちます。
【購買管理機能】
仕入れは製造業や卸売業にとって在庫管理と同じく重要な領域です。商品を切らさないという事以外にも、購買業務は自社が顧客となるため見積・発注・支払いなどのお金のコントールが必要になるのもポイントです。
購買業務は通常、受注・在庫確認・仕入れの順ですが、販売管理システムを利用することで店舗での売れ筋商品を瞬時に把握し、仕入商品として瞬時にリストアップ出来る様になります。
また、仕入れに必要な見積・発注・支払いなどの支払い管理機能がついているため、販売管理機能と同様、入力やチェックの手間が省けて業務の効率化が見込めます。
販売管理システムを導入するメリットとは？
販売管理システムを導入するメリットを紹介します。
【業務の負荷軽減と効率化】
メリットで第一に挙げられるのは業務負担の軽減です。販売管理は商品・期日・点数・請求額・支払額・在庫状況・原価など、多くの情報を取り扱わなければなりません。その多くの情報を部門の垣根を超えて共有することが求められます。
顧客に対しても見積書・注文書・検品兼検収書・請求書など多くの発行作業が必要で、その都度、稟議を上げたり、承認を受けたりしなければなりません。顧客の注文に変更があれば、イチからその手順を繰り返さなければならないため、大変な手間が掛かります。
販売管理システムを導入すれば、業務の自動化により、作業時間の大幅な短縮が見込めます。例として、商品名やその商品コード、販売価格、原価、在庫状況などを登録する事で、ボタン一つで呼び出すことができます。一度、登録した情報は部門の壁を超えて共有されるため、都度変更・承認する必要はありません。確認作業も不要になるため、業務の負担軽減・効率化が図れます。
【情報の一元化によりミスを防止】
従来の販売管理では、記録漏れ・記載ミスなどのヒューマンエラーは避けられませんでした。在庫の不足、請求漏れなどの社内トラブルだけでなく、注文した商品と違う商品が届いた・納期が遅れているなど顧客からのクレームやトラブルにつながることもありました。
販売管理システムを導入すれば多くの業務を自動化でき、かつ情報を一元的に管理できるようになるため、ミスを減らすことができます。
例として、受注を確定させるのと同時に、出荷部門や経理部門など関連部署に自動的にメールを通知することで、通知漏れを防ぐことができます。経理部門も月末に請求書と納品書を付け合わせて照合していましたが、その手間を省略することができるようになります。
【売上・購買データの有効活用】
商品の売上推移データは、経営者・管理者にとって重要な情報です。特に在庫を必要とする小売・卸売業に関しては、在庫切れを防ぐためには欠かせません。
販売管理システムを導入すれば、多店舗展開していたとしても、リアルタイムで売上を把握することができます。システムによっては、営業中の案件の見込み確度に応じた売上集計も可能です。
また販売システムを通じて得られた「どの顧客が、いつ、どのような商品を、どれくらい購入したか」顧客データは今後の経営の予測に有効活用することが出来ます。その結果、効率的な人材配置や設備投資を行うこともできるようになります。
実際に販売管理システムを比較してみましょう
販売管理システムを導入するメリットを把握できたところで、おすすめの販売管理システムをタイプ別に比較紹介していきましょう。
【Aladdin Office（アラジンオフィス）】
「Aladdin Office（アラジンオフィス）」は、大阪市北区・東京都港区に本社を構えるシステム開発会社、株式会社アイルが開発・提供するパッケージ型販売管理・在庫管理システムです。
業務・業種別に最適化された特化型パッケージが複数用意され、オプションを組み合わせたオーダーであらゆる業態に対応可能。中小・中堅企業を中心に、およそ5,000社以上の企業が導入する実績も誇ります。
販売管理・在庫管理以外にも、生産・輸入・プロジェクト管理機能が追加できるほか、店舗・ECを統合した「CROSS-OVERソリューション」も構築可能。オンプレミスでの設置はもちろん、テレワークを加速させるパブリッククラウドでの利用も可能です。倉庫管理システム・BIツールなど、外部システムとの柔軟な連携にも対応。高機能をそのまま、手軽に利用できるSaaS版「アラジンクラウドソリューション」もラインナップ。カスタマイズニーズにも対応可能です。
自社業種に特化した拡張性の高い販売管理システムを導入したい中小企業にお勧めのシステムです。
【flam】
「flam」は、香川県高松市に本社を構えるシステム開発会社、株式会社フリップロジックが開発・提供するSaaS型販売管理システムです。
販売・仕入・在庫管理業務を簡単かつスムーズに統合できることが特徴。高い稼働率と強固なセキュリティを誇るクラウドサーバを利用しながらも、ローカルで操作しているかのようなレスポンスの良さを持つことも好評を得ている要因です。
見積から受注・納品・出荷・予算管理・売上台帳を含む販売管理、発注・買掛台帳を含む仕入管理、棚卸にも対応する在庫管理の基本機能を持つ「スタンダード」に加え、セット商品管理・画像保管・オリジナル帳票などを追加した「プロフェッショナル」、30アカウントに電話サポートを追加した「プレミアム」をラインナップ。どのプランでも標準でMFクラウド会計との連携に対応するほか、個別カスタマイズの依頼できます。
販売・仕入・在庫管理を手軽かつ安価に効率化したい中小企業にお勧めのシステムです。
【DeskAssist】
「DeskAssist」は、東京都品川区に本社を構えるソリューション提供企業、東芝テック株式会社が開発・提供するパッケージ型販売管理システムです。
売上請求管理・仕入買掛管理・商品在庫管理の基本システムをベースに、オプション、ニーズにあわせた機能拡張・アップグレードに対応できることが特徴。個別企業のニーズにあわせたカスタマイズにも対応できます。
小規模中小企業の販売・仕入・在庫管理を効率的に処理できる基本システム以外にも、見積管理サブ・受注管理サブ・発注管理サブが用意され、自在な組み合わせ・データ連携が可能となっております。同社独自の業務システム用プログラミング言語「Steplan」が活用されているため、細かなニーズにも柔軟性のあるカスタマイズで対応できます。財務会計・給与計算などのオプションを含め、必要な機能だけをチョイスできる柔軟性が魅力です。
現状業務を変更せずに販売管理をシステム化したい中小企業にお勧めのシステムです。
【楽商】
「楽商」は、東京都江東区に本社を構えるシステム開発会社、株式会社日本システムテクノロジーが開発・提供する卸売業向けパッケージ型販売管理・在庫管理システムです。
業界別の業務プロセスに最適化された16種類のパッケージが用意され、オンプレミスでの構築・展開のほか、AWSなどを活用したクラウドでのシステム構築・展開に対応。多種多様な業界・業種1,000社以上から導入される豊富な実績を誇ります。
多品種・多メーカー、医療機器メーカー、レンタル・リース業、製造業、菓子卸、総合食品卸、広告代理店など、業界独自の機能を搭載した各パッケージは、オプションの追加や外部システム連携、カスタマイズによるさらなる業務最適化にも対応しております。50年を超える販売管理システム開発のノウハウをもとに、個別ニーズに最適なプランを提供可能。自由自在にプログラムを組み立てられるサポート面も高い評価を得ています。
業種に特化した拡張性の高い販売管理システムを導入したい中小企業にお勧めのシステムです。
システムを導入する際のポイントとは？
販売管理システムを導入する際には、特徴を活かして効果的に運用することが大切です。販売管理システムを効果的に運用するために押さえておくべきポイントについて解説します。
現在では数多くのシステムが販売されていますが、大きく括るとクラウド型システムがお勧めです。
【お勧めはクラウド型システム】
クラウド型システムの最大の強みは導入のし易さです。クラウド型システムは、ベンダーが運用するサーバへインターネット経由でアクセスし、システムを利用します。そのため、自社内にサーバー設置やシステムの保守管理をする必要がなく、手軽に導入しやすいなどのメリットがあります。
【導入する目的を明確にする】
クラウド型システムを導入するには、何のために導入するかの目的を明確化することが大切です。特に販売管理の効率化には、購買業務の流れ全体をチェックした上で、無駄がないよう管理、改善する必要があります。導入前には、何のために導入するのかを明確にしておきましょう。
【段階的な導入計画を立てる】
クラウド型システムを最初から全社的に導入すると、事前に予測していないトラブルが起こる可能性があります。また、システムの導入プロジェクトに調整を加え、何度もカスタマイズする必要が求められることもあります。導入後に発生するリスクを軽減させるためにも、段階的に導入し、問題がないか、効果を部分的に検証するなどして、少しずつ導入範囲を拡大していくと良いでしょう。
クラウド型の在庫管理システムの導入を検討してみましょう
適切な販売管理を行うことは財務状況の改善に直結し、企業の利益を生み出すことに繋がります。クラウド型システムを導入すれば、各生産工程における業務の効率化や可視化、社員同士の情報共有が可能になります。
クラウド型生産管理・在庫管理システム「鉄人くん」は、わかりやすい画面と手厚いサポートで、システムが初めても企業でも使いやすくわかりやすいのが特徴です。
また、トライアルキャンペーンも実施していますので、生産管理システムの導入を検討してみたいとお考えの方は、こちらからお気軽にお問合せ・ご相談ください。
