【製造業向け】仕入管理の効率化｜鍵を握るのはクラウド型システム

仕入管理とは、商品や部品などの仕入を適切にコントロールするための業務です。企業として利益を得るうえで重要な意味を持ちます。製造業では部品・材料の仕入れが必要不可欠です。仕入が上手くいかないと業務の延滞、在庫過多など経営上の負担になります。仕入を適切にコントロールすることは、企業の円滑な業務遂行に欠かせません。

仕入管理システムの導入によって、仕入の各工程で得られたデータを分析・管理し、無駄な発注・仕入が行われていないか確認できます。また、関係部署間で十分に情報共有できるため、業務の属人化を防ぎつつ各行程のスピードアップも可能です。

さらに、仕入データを蓄積することで企業としての今後の目標や予想を立てることにも役立ちます。

仕入管理で抱える課題とは？

仕入管理にはいくつもの行程があり、企業や組織の規模によっては複数の部署をまたいで行われるケースも少なくありません。仕入管理に多くの人が関わってくると様々な問題が発生してきます。

【業務効率が悪くなる】

紙媒体やエクセルでの仕入管理は書類やデータの保管に手間がかかりデータの閲覧性・保守性が良いとはいえません。更に、現場ごとに仕入管理を行っている場合はそれぞれが独自に管理しているため業務効率が悪い傾向にあります。

同じ商品を現場ごとに仕入れると単価が下がりません。そこで、各現場の仕入を一括で行うと単価を下げることが可能になり、人件費や仕入代金を抑えることに繋がります。

【人的ミスが起こる】

データの直接入力や現場ごとの属人化には、人的ミスを引き起こしがちです。それにより在庫過多や商品の欠品などの事態になると、企業にとっては無駄な出費や機会損失、つまり赤字に繋がる可能性があります。

その他にも現場の担当者一人に仕入業務が依存しがちで、退職や異動の際にスムーズな引き継ぎが出来ない問題もあります。

【事務処理が複雑になる】

仕入業務は複雑な行程を経てようやく仕入が完了する仕組みになっています。また、多くの部署が関わる事で煩雑な仕入方法になることが予想できます。その結果、膨大な書類が発生してしまいます。このように仕入管理は手間がかかり、複数の工程をこなさなければなりません。事務処理を合理化することが可能になれば仕入管理ミスの減少や既定の業務に対する問題を解決することにつながります。

最適な仕入手段とは？

仕入手段というのはいくつかの種類があります。企業のニーズに合う仕入手段を採用し、コストと業務の最適化を目指すことにあります。さらに、仕入ルートを統一することで、業務の簡素化を目指すのも手段のひとつです。

【大量仕入れをする】

一度に大量に発注して仕入を行う大量仕入の方法があります。大量仕入れは、単価を下げやすいので仕入金額を抑えることができます。代わりに予測をせずに仕入れるので売れ残りが発生する可能性が高くなります。

【随時仕入れをする】

在庫の減少に応じて、発注を行い仕入れする随時仕入れの方法があります。随時仕入れは、必要な分だけ仕入れるので仕入先に支払う金額が少なくてすみますが、発注回数が多いので担当者の負担が増え、人的ミスの発生する可能性が高くなります。

【集中仕入れをする】

本社で一括して発注し仕入れる集中仕入れ、通称セントラルバイングともいわれる方法もあります。集中仕入れは、大量仕入れと同様に単価を下げやすいので仕入金額を抑えることができます。しかし、本社が店舗の売り上げなどを把握しなければ仕入れミスが起こります。

仕入れ業務の効率化にはクラウド型の在庫管理システムがおすすめ

上記にあるように、製造業にとって在庫管理は非常に重要な業務です。在庫管理が煩雑になると、コストがかかり企業経営に深刻なダメージを与える可能性があるため、紙の管理表を使った人手による管理では厳しいでしょう。そのため、多くの企業がクラウド型の在庫管理システムを導入しているのが現状です。

クラウド型在庫管理システムのメリットとは？

低コストでの導入が可能なため、近年主流となりつつあるクラウド型在庫管理システム。サーバ環境の向上による高いセキュリティ性の実現もあいまって、そのシェアを拡大しています。クラウド型在庫管理システムは他の導入形態とは違い、どのようなメリットがあるのかを解説していきます。

【短期間かつ低コストで導入可能】

クラウド型在庫管理システムは、システムの開発やインフラ調達が必要ないため、短期間での導入が可能となります。また、システム開発をすると初期費用が数十万円〜数百万と高額になります。それに対してクラウド型システムの導入は初期費用が無料〜数万円とコストが抑えることが可能です。

【リアルタイム性の高い監視】

在庫管理の問題点は検品から管理表へのデータ反映時にタイムラグが生じ、現状と在庫データに差異が生じることです。クラウド型在庫管理システムの導入でリアルタイム性が高くなり、信頼性の高い在庫管理データを社内で共有できます。また、そのデータをもとに安心して納期の回答が行えるので、在庫を確認する労力や時間をかけずに済むでしょう

【遠隔で利用可能】

クラウド型在庫管理システムはネットワークを利用するため、複数拠点での在庫情報の共有がしやすいです。そのため、離れた場所に複数ある支店や倉庫の在庫も管理できます。離れた場所の在庫を管理できると倉庫の在庫状況を毎日メールや日報などで送信する必要がないと言うメリットが生まれます。タブレットやスマートフォンなどのマルチデバイスに対応していれば、いつでも在庫を確認できるでしょう。

【サーバー管理が不要になる】

クラウド型在庫管理システムはインターネット環境があれば利用でき、サーバの設置が必要ありません。そのためサーバを管理する必要がなく、自社に情報システムがなくても導入が可能です。さらに、サーバ管理もシステムの販売会社が行うため、従業員にかかる負担を抑えて利用することができます。

また、販売会社が提供するサーバはセキュリティの高いものが以前より増えており、オンプレミス型のような自社管理下のサーバでないとセキュリティリスクが高いとは言えなくなっています。

【拡張性が高い】

クラウド型在庫管理システムは管理する在庫の数が増加しても、料金プランがいくつか提供されているためシステムの拡張が容易です。オンプレミス型ほど自社にフィットした完璧なカスタマイズはできなくとも、パッケージ型よりも高い拡張性を持ちます。

無料の在庫管理ソフトは機能が限定されているものがほとんどです。有料版への導線を作っているケースが殆どなので、機能を絞ったクラウド型在庫管理システムを低コストで導入して様子を見るのが得策です。

クラウド型在庫管理システムのデメリットとは？

在庫管理システムを導入するメリットを紹介しましたが、デメリットも解説します。

【システムを使いこなすまでに時間・労力がかかる】

在庫管理システムを導入して使いこなせるようになるには、時間や労力が必要になります。現場への操作方法の教育や、導入後の現場からの問合せが集まる事が予想できます。これによって、窓口となるシステム部門の担当者などに負担が集中してしまう可能性もあります。

解決策としては、在庫管理システム導入前に操作研修や、業務運用マニュアルを作成して現場へ説明をしましょう。事前の準備で運用開始後の問合せ数を抑制できます。また、システムを利用することで、現場のストレスやミスが長い目で見て軽減できることも周知しましょう。

【ITコストが発生する】

IT運営コストが発生することも、デメリットの一つです。在庫管理システム導入後にメーカの保守サポートを購入すれば、毎年サポート費用が発生します。導入する製品によって費用はさまざまです。自社の予算に合わせて製品選びをしましょう。

しかし、導入後に在庫の需要と供給のバランスが改善する事に成功すれば、トータルで見てコストが削減できます。また、導入によって在庫管理を単純化できれば、パート・アルバイトなどに任せられる業務範囲が広がり人件費を削減することができます。このように、導入時点である程度のコストは発生しますが、長い目で見るとコストが安くなる場合もあります。