在庫管理

入出庫管理と在庫管理の関係|システム化だけで解決しない問題とは?

システムを導入するだけで、入出庫管理の問題は解決すると思いますか?入出庫管理は在庫管理の一部で、動きをともないミスがおきやすいポイントの工程です。入出庫するものには、いろいろありますが、必要なことは似通っています。この記事では入出庫管理について起きやすい問題点とシステム化でできること、できないことには、どう対処すべきなのかについて紹介します。システム化には資金も必要です。導入に失敗しないためにも、システム化でできないことへの対応も進めて、ミスのない効率のよい入出庫管理を目指しましょう。

入出庫管理は在庫管理の一部

入出庫管理と在庫管理は混同されやすい言葉です。入出庫管理は、在庫の出し入れをする業務をさします。一方、在庫管理は、在庫の数量や移動履歴を記録・管理することです。つまり、入出庫管理は在庫管理の一部といえ、在庫管理のなかでも動きをともなうミスの起きやすい分野だと言えます。

入出庫管理の対象はいろいろある

入出庫管理の対象は、倉庫の保管品です。具体的には、商品や原材料、部品や消耗品などがあります。入出庫管理を行えば、倉庫内にどのくらい在庫があるのかを正確に把握できます。

ここでは入出庫管理の対象について説明しましょう。

 

商品の入出庫管理

製造業でなくても、商品の入出庫管理は必要です。例えば、製造業から商品を仕入れて販売する仕入販売業などにも入出庫管理が重要な位置をしめています。

 

原料材料の入出庫管理

原材料の入出庫管理は、製造業でしか発生しません。製造業では、原材料を仕入れて加工し、より付加価値のある商品にして販売します。商品の販売数は季節や社会情勢によって変化しますから、原材料の在庫管理は商品の販売動向に左右されます。しかし製造指示がでてから原材料を揃えていては、長期間在庫がなくなる可能性もあるの予測する必要もあります。

 

部品・消耗品の在庫管理

製造に必要な部品・消耗品についても入出庫管理が必要です。正確な入出庫管理は経費削減やリスク管理にもつながります。

入出庫管理に必要なこと

ここまで入出庫管理の対象について説明をしてきました。では、入出庫管理に共通して必要なことはなんでしょうか?それは、以下の3点です。

  1. 物品の数量を正確に管理する
  2. 入出庫の作業を確実におこなう
  3. 在庫が多すぎたり少なすぎたりしたら、アラートを出す。

入出庫管理は単純でわかりやすい作業ですが、正確に効率よく実施するとなると、さまざまな工夫が必要です。

 

入出庫作業で起きやすい問題は?

入出庫業務で起きやすい問題は、たいてい決まっています。起こりやすい問題を把握し予防的な措置をおこなっておけば、大きな損失を出さずにすみます。ここでは入出庫作業で起きやすい問題を紹介します。

 

人手不足

もともと製造業は、人手不足だと言われています。そもそもの人手不足の原因は、国内の労働人口の減少です。2018年版中小企業白書によると、我が国の生産年齢人口(15~64歳)は1995年から2015年までに約1000万人減少し、2060年には約4,800万人と、2015年の約6割の水準まで減少すると推計されています。

次に、製造業に対する3K(きつい・きたない・危険)というイメージもあるでしょう。

入出庫管理をおこなう物流業務の担当者も、製造現場に助勤に行くという企業もとも珍しくないはずです。入出庫作業は融通がききやすい作業とされがちで、人手不足のしわ寄せがきがちです。

 

物品の迷子・場所がわからなくなる

入出庫管理で起きやすい問題として古くからあるのが、物品の迷子です。どこにあるのか分からなくなって探すことで時間も消費してしまいます。あるはずの物品がなければ、顧客の信頼を失い、製造は止まってしまうかもしれません。これには、物の動きと入力までの時間があいてしまうことや、一時的にチョイ置きをしてしまうのも原因のひとつになります。

 

入出庫履歴が把握できない

履歴が把握できないのもよくある問題です。とくに物品の入出庫にフォークリフト作業が必要だったり、出荷を急がされたりすると、入出庫の記録忘れが発生しやすくなります。もし、履歴がなければ、あるはずの物がなかったりしますので、迷子品を探さなければならなくなります。

 

データの信頼性不足

データがどこで変更されたか履歴がわからなければ、データがどこで誰によって変更されていたかがわからず、同じ内容で2度出庫登録を行って数値が間違ったり「誰かが入力しただろう」と考え、誰も入力しなかったりというミスがおきてしまいます。

また、だれかがデータを改ざんしたり、持ち出したりして、過去の履歴を問い合わせても手元にない問題も発生しがちです。

 

入出庫管理の問題に隠れているもの

ここまでにあげた入出庫管理の問題に隠れているものは、属人化やブラックボックス化、ヒューマンエラー、タイムラグなどです。これらを解決しなければ、問題は発生し続けてしまいます。

 

属人化/ブラックボックス化

属人化とは、特定の社員が担当している業務の詳細や進め方が、当人以外では分からなくなってしまう状態です。

ブラックボックス化とは、システムや業務のシステムが見えなくなることを指します。

人手不足で作業をしていると、業務の属人化やブラックボックス化がおきやすくなります。誰かに聞かないとわからない状態は、決して望ましいものとはいえず、業務を見る視点が偏ってしまったり、個人のための業務になってしまったりというリスクがあります。

 

ヒューマンエラー

迷子や入出庫履歴ができないのも、もとはヒューマンエラーです。

ヒューマンエラーには①手抜きによって意図的に作業や連絡を省略しておきるものと②見落としやうっかりミスによっておきるものの2種類があります。

チェルノブイリ原発事故など大きな事故の大半にはヒューマンエラーがかかわっており、厚労省によると、分析労働災害の8割が人間の不安全な行動のせいだと言われています。

 

タイムラグ

入出庫管理では作業の段階別に物品の情報が変わりますが、作業と作業の間にデータを変更することなく在庫の状況が変わることが多くあります。例えば、すでにトラックに乗せられ工場の門を出たのに、まだデータ上は更新されず倉庫にあるというような場合や、問題があって出荷止めとなった商品の情報を変更するまでに時間がかかったり、欠品を予想して発注をかけた情報が反映していなかったりなどはタイムラグが生んだリスクです。

タイムラグが発生すると情報が混乱し、在庫切れや過剰在庫などの問題が起こりやすくなってしまいます。

 

入出庫管理のシステム化でできることは?

いままで説明してきた入出庫管理の問題を解決する方法として、近年取り入れられているのがシステム化です。

では、入出庫管理のシステム化でなにができるのかについて、説明しましょう。

 

入出庫管理のシステム化でおこなうこと

バーコードの利用

バーコードを利用して、ヒューマンエラーの起きやすい数値入力を省力化します。入力時間も大幅に短縮できるのも特長で、作業性もアップするでしょう。

また、フォークリフト作業やトラックヤードでもデータ入力がおこなえるように、スマホなどのデータ端末を担当者に持たせれば、タイムラグを防ぐことも可能です。

 

在庫数台帳管理

システム化すれば、在庫数もシステム台帳で管理できます。この台帳を、クラウドで共有化すれば、倉庫内のブラックボックス化が防げます。

場所管理

物品がどこにあるかについて、属人化やブラックボックス化している場合も多いものです。わかりやすいように例をあげれば、家庭で、なにかにつけて母親に場所を聞くようなことと同じでしょう。いちいち場所を聞くのは大変ですし、それにこたえるのも大変なはずです。

システムを導入すれば、どこに何が置いてあるかは端末で検索することができます。

販売・営業との連携

販売管理と連携したシステムを使えば、販売が直接倉庫の在庫が確認できるので、属人化やタイムラグが少なくなります。また、電話で在庫を聞いて、メモで帰ってくるころと比べれば、ミスのポイントが少なくなり、数段ヒューマンエラーが少なくなっているでしょう。

担当者管理・時間管理

入出庫管理システムでは、担当者によって権限をわけて設定することが可能です。ですから、必要以上のデータを触らずにすみます。もちろん、セキュリティ面でも安心です。誰がいつデータを更新したのか、その物品のステータスは何なのかも確認できるので、二重入力や入力忘れもわかりやすくなります。

アラート管理

入出庫管理の役割として「多すぎず少なすぎない量を管理する」という点があります。このためには、上限アラートと下限アラートを設定し、上限または下限を過ぎたら警告を出すとミスが少なくなります。

 

入出庫管理のシステム化で解決できない問題とは

システム化は万能薬ではありません。システム化したからと、なんでもうまくいくという考えは失敗につながります。

ここでは入出庫管理のシステムだけでは解決しない問題とその解決方法を紹介します。これらの問題が解決すれば、もっとシステム化もうまく進みます。

 

他工程との連携

生産計画や生産工程、また販売管理との連携は、入出庫管理のシステム化だけではできません。もし、他工程と連携したいなら、生産管理システムと連携可能なシステムを導入しましょう。例えば製造業専門のクラウド型生産・販売管理システムである「鉄人くん」は生産管理システムと販売管理システム、在庫管理システムが一緒になっているので、製造業には使いやすいと思います

 

決められた場所に物を置くこと(定置化)

定置化は、システム導入にあたって解決しておきたい課題です。なにをどこに置くのかを、ハッキリさせるとシステム化もスムーズになります。

必要なのは「ちょっと置いておいてもかまわない」という意識の問題を、作業者が認識することです。

 

作業手順の遵守

作業手順をまもって、丁寧に作業していると「遅い!」と言っていないでしょうか?これは、手順忘れの多い職場に多い傾向です。作業手順を守るのがあたりまえになっていれば、そんなことはないはずです。スピードアップしても、問題がおきれば元も子もありません。手順には理由があるはずです。その理由を理解すれば、作業手順を遵守するのがあたりまえの土壌のもとになるはずです。

 

システム導入を成功させるためにはシステム以外の見直しも必要

システムを導入するだけで、入出庫管理の問題は解決しません。システム化は魔法ではないのです。しかし、システム化でできることもたくさんあります。そして、できないことに注力する余裕もシステム化で生まれると思います。製造業専門のクラウド型生産・販売管理システムである「鉄人くん」などのような、生産管理システムと販売管理システム、在庫管理システムが一緒になっているシステムを選ぶなど、システム化でできないことへの対応も進めて、ミスのない効率のよい入出庫管理を目指しましょう。

クラウド型生産管理システム「鉄人くん」は、わかりやすい画面と手厚いサポートで、システムが初めても企業でも使いやすくわかりやすいのが特徴です。

また、トライアルキャンペーンも実施していますので、生産管理システムの導入を検討してみたいとお考えの方は、こちらからお気軽にお問合せ・ご相談ください。

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