販売管理と在庫管理を一元化！業務効率化と欠品ゼロを実現する方法
「受注伝票を見ながらExcelの在庫表を手入力している」「営業担当者に在庫数を電話で聞かれたが、リアルタイムな数が分からず即答できない」「月末に実在庫とデータが合わず、棚卸しに時間がかかる」。
こうした課題は、多くの中小企業、特に卸売業や製造業において日常的に発生しています。その根本的な原因は、「販売管理」と「在庫管理」が分断されていることにあります。
この記事では、「販売管理システム」を活用して在庫管理を一元化し、業務効率化と経営改善を実現するための具体的な方法とメリット、そして失敗しないシステムの選び方までを徹底的に解説します。
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あなたの会社は大丈夫？販売管理と在庫管理が分断されている3つのリスク
Excelや別々のツールで販売と在庫を管理している状態は、気づかぬうちに大きなリスクを抱えています。
リスク1：「売上は立ったのに在庫がない」機会損失の発生
営業担当者が受注（販売）した時点では在庫があると思っていたのに、いざ出荷しようとすると在庫がない。これは、販売情報と在庫情報にタイムラグがあるために起こる典型的なトラブルです。顧客の信頼を失うだけでなく、貴重な販売機会の損失に直結します。
リスク2：「在庫データが信用できない」二重入力と入力ミス
受注伝票の内容を在庫管理表に「手入力」する作業は、ヒューマンエラーの温床です。数量の入力ミスや転記漏れが発生すると、在庫データの信頼性が失われます。結局、「データが信用できないから倉庫に見に行く」という非効率な確認作業が発生してしまいます。
リスク3：「無駄な在庫が倉庫を圧迫」キャッシュフローの悪化
正確な在庫数がリアルタイムで把握できないと、「欠品が怖いから多めに発注しておく」という動きになりがちです。その結果、売れない商品が倉庫に滞留する「過剰在庫」が発生。在庫は「寝ているお金」と同じであり、企業のキャッシュフローを著しく悪化させる原因となります。
販売管理システムによる在庫一元化とは？その仕組みとメリット
これらのリスクを根本から解決するのが、販売管理と在庫管理を一元化できるシステムです。販売管理システム内で在庫管理機能が連動することで、様々なメリットが生まれます。
在庫管理システムの主な機能
販売管理システムと連携した在庫管理機能には、主に以下のようなものがあります。
- 在庫数管理（リアルタイム可視化）：受注データが入ると在庫が自動で減り、仕入データが入ると自動で増えるため、「今、本当に使える在庫数」がリアルタイムで全社共有されます。
- 入出庫管理（在庫引き当て）：受注時点で在庫を確保（引き当て）し、他の注文に流用されるのを防ぎます。出荷指示や仕入入力に基づき、倉庫の入出庫実績を正確に記録します。
- 棚卸しサポート：ハンディターミナルなどを利用し、システム上の理論在庫と、倉庫の実在庫を突き合わせる棚卸し作業を効率化します。
- 返品処理：顧客からの返品を受け付けた際に、在庫数を正確に戻し、販売データ（売上取消など）とも連動させる処理を行います。
- トレーサビリティ（ロット・シリアル管理）：食品や化学品、精密機器などで重要な「いつ製造された商品か（ロット番号）」や「個別の製品識別番号（シリアル番号）」を管理し、問題発生時に追跡（トレース）できるようにします。
- 需要予測・適正在庫管理：過去の販売実績データに基づき、将来の需要を予測したり、「欠品しない最低限の在庫（安全在庫）」や「発注すべきタイミング（発注点）」をアラートしたりします。
在庫管理システムを導入する5つのメリット
これらの機能によって、企業は以下のような大きなメリットを享受できます。
メリット1：在庫状況がリアルタイムで可視化される
最大のメリットです。営業担当者が出先からでも正確な在庫数を確認できるため、「在庫確認」のための電話対応がなくなり、顧客への納期回答も迅速になります。
メリット2：余剰在庫や品切れ（欠品）を防止できる
需要予測や発注点アラート機能により、勘に頼らないデータに基づいた発注が可能になります。これにより、欠品による機会損失と、過剰在庫によるキャッシュフロー悪化を同時に防ぎます。
メリット3：人為的ミス（ヒューマンエラー）を防止できる
販売データを在庫管理に手入力する必要がなくなり、転記ミスや入力漏れが根本からなくなります。「在庫データが合わない」というストレスから解放され、データの信頼性が向上します。
メリット4：業務が効率化・標準化される
在庫管理のルールがシステムによって統一されるため、ベテラン担当者の勘に頼っていた業務が標準化されます。誰でも一定の品質で在庫管理業務を行えるようになり、属人化を解消できます。
メリット5：意思決定の迅速化につながる
「どの商品が売れ筋か」「どの商品が滞留しているか」といった在庫状況が正確なデータとして可視化されるため、経営層は「滞留在庫のセールを打つ」「売れ筋商品の生産を増やす」といった戦略的な意思決定を迅速に行えるようになります。
失敗しない！在庫管理に強い販売管理システムの選び方 6つのポイント
では、自社に合ったシステムはどう選べばよいのでしょうか。特に「在庫管理」の観点から、6つのポイントをご紹介します。
ポイント1：クラウド型か、オンプレミス型か
システムには大きく分けて2つの提供形態があります。
- クラウド型（SaaS）：初期費用が安く、月額料金で利用できます。サーバー管理が不要で、どこからでもアクセスできるのが強みです。中小企業の多くはこちらが主流です。
- オンプレミス型：自社サーバーにシステムを構築します。初期費用は高額ですが、自社業務に合わせて自由にカスタマイズできるのが強みです。
ポイント2：自社の規模や業種・業務フローに適しているか
自社の業種によって、求められる在庫管理の機能は異なります。
- 製造業：「部品在庫」と「製品在庫」を別々に管理し、製造指示によって部品が製品に変わる「在庫の振替」ができる機能が必要です。
- 卸売業（食品・化学など）：「ロット管理」や「賞味期限管理」が必須となる場合があります。
- 小売業・EC（アパレルなど）：同じ商品でも色やサイズごとに在庫を管理する「SKU管理」が重要です。
自社の商習慣に必要な特殊な在庫管理機能があるかを必ず確認しましょう。
ポイント3：ほかのシステムとの連携が可能か
在庫管理は、他のシステムとの連携も重要です。例えば、販売管理システムの売上データを会計ソフトに自動連携できれば、経理の入力作業が不要になります。また、Shopifyや楽天市場などのECカートと在庫数を自動で連携できる機能があれば、ECサイトの「売り越し（在庫がないのに売れてしまうこと）」を防げます。
ポイント4：カスタマイズ性と拡張性は十分か
導入当初は標準機能で十分でも、会社の成長に伴って「独自の帳票を出力したい」「特殊な管理項目を追加したい」といった要望が出てくることがあります。クラウド型であっても、ある程度のカスタマイズ（設定変更）が可能か、将来的に上位プランへ移行できるかといった拡張性を確認しておきましょう。
ポイント5：サポート体制が手厚いか
特に導入初期は操作方法などでつまずきやすいため、電話やチャットで気軽に相談できるサポート体制が整っているかは非常に重要です。料金だけでなく、サポートの対応時間や内容も比較しましょう。
ポイント6：十分な費用対効果（ROI）が見込めるか
初期費用と月額料金（ランニングコスト）を明確にします。その上で、「在庫管理にかかる人件費がどれだけ削減できるか」「欠品による機会損失がどれだけ減るか」などを試算し、投資に対して十分なリターン（ROI）が見込めるかを検討しましょう。
【目的別】在庫管理に強みを持つおすすめ販売管理システム比較
ここでは、在庫管理機能に強みを持つ代表的な販売管理システムを目的別にいくつか紹介します。自社の課題と照らし合わせて検討してみてください。
※各システムの料金や詳細な機能は、必ず公式サイトにて最新の情報をご確認ください。
中小企業向け・高コスパな汎用システム
販売・仕入・在庫の基本機能が揃っており、比較的安価な月額で利用できるクラウドシステムの例をご紹介します。
freee販売
https://www.freee.co.jp/sales-management/
freee会計とシームレスに連携できるのが最大の強みです。見積から受注、売上、請求、入金管理までと連動し、リアルタイムでの在庫数の増減管理が可能です。中小企業のバックオフィス業務全体の効率化に適しています。
弥生販売 ネットワーク
https://www.yayoi-kk.co.jp/products/ne/
老舗のパッケージソフトとして高い信頼性があり、クラウドでのデータ共有にも対応しています。詳細な在庫一覧表や入出庫履歴の管理など、日本の商習慣に合ったきめ細かな在庫管理機能が特徴です。
楽楽販売
rakurakuhanbai.jp
カスタマイズ性の高さが特徴のクラウドシステムです。販売管理だけでなく、案件管理や発注管理など、自社の業務フローに合わせて柔軟にシステムを構築でき、在庫管理のルールも細かく設定できます。
ネットショップ（EC）連携に強いシステム
複数のECモールやカートと在庫情報をリアルタイムで自動連携できる機能に強みを持つシステムの例をご紹介します。
ネクストエンジン
https://next-engine.net/
EC一元管理システムの代表格です。楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピング、Shopifyなど、複数のネットショップの受注情報と在庫情報を自動で一元管理します。「売り越し」や「販売機会の損失」を防ぐことに特化しています。
CROSS MALL（クロスモール）
https://cross-mall.jp/
ネクストエンジンと同様に、複数ECサイトの一元管理に強みを持ちます。特にアパレル業界などで必要な「SKU（色・サイズごと）」単位での細かな在庫連携や、実店舗（POSレジ）との在庫連携にも対応している点が特徴です。
Excelからでも安心！システム導入を成功させる3ステップ
「システム導入は難しそう…」と不安に思うかもしれませんが、ポイントを押さえればスムーズな移行が可能です。
STEP1：在庫データの「マスタ整備」
システム導入の成否は「マスタ整備」で8割決まると言われます。マスタとは、システムが動作するための基礎情報（商品コード、商品名、仕入先、得意先、現在の在庫数など）のことです。まずはExcelで管理しているこれらの情報を、システム指定のフォーマットに沿ってクレンジング（整理・統一）する作業が必須です。
STEP2：新しい業務フローの構築
システム導入を機に、「いつ・誰が・どのデータを入力するか」という業務フローを見直しましょう。例えば、「受注したら、営業担当者がその場ですぐにシステムに入力する」といったルールを明確に決め、二重入力や入力漏れが発生しない仕組みを構築します。
STEP3：スモールスタートと社内教育
いきなり全社で一斉にスタートするのではなく、まずは特定の商品や部門だけでテスト運用（スモールスタート）し、問題点を洗い出します。操作に慣れた担当者が中心となって社内勉強会を開くなど、全社的な教育と定着化を図ることが重要です。
まとめ：販売と在庫の連携で、一歩先の経営管理へ
本記事では、Excelや別々のシステムで管理されがちな「販売」と「在庫」の情報を、販売管理システムによって一元化するメリットと、その具体的な方法について解説しました。
販売と在庫がリアルタイムで連携することで、入力ミスや二重入力といった非効率な業務をなくすだけでなく、「欠品による機会損失」や「過剰在庫によるキャッシュフロー悪化」といった経営課題を根本から解決に導きます。
自社の業種や規模、そして最も解決したい課題（例：EC連携、ロット管理など）を明確にし、最適なシステムを選ぶことが成功の第一歩です。
そして、特に製造業においては、販売管理と在庫管理は、さらに複雑な「生産管理」のプロセスと密接に連携しています。受注情報（販売）に基づき、部品在庫を引き当て、生産計画を立て、製造実績を管理し、最終的に製品在庫として計上するという一連の流れがあります。
もし貴社が製造業であり、「販売」や「在庫」の管理だけでなく、その間にある「生産」プロセス全体（生産計画、工程管理、原価管理）までを一気通貫で最適化したいとお考えなら、クラウド型生産管理システム「鉄人くん」がおすすめです。「鉄人くん」は、小規模な製造業の現場に特化し、受注から生産、在庫、出荷までの情報を一元管理。販売データと連携した正確な生産計画と、リアルタイムな在庫引き当てを実現します。
まずは販売と在庫の連携から始め、将来的には生産プロセス全体を見据えた業務改善を進めることで、企業の競争力をさらに高めていきましょう。
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